Розкрийте ефективність бізнесу: автоматизація робочих процесів з Zapier та IFTTT

У сучасному динамічному глобальному бізнес-середовищі ефективність — це не просто бажана риса, а критично важливий фактор. Організації по всьому світу постійно шукають способи оптимізувати операції, зменшити ручну працю та вивільнити цінні людські ресурси для більш стратегічних ініціатив. Автоматизація робочих процесів стала потужним рішенням, і на передовій цього руху знаходяться дві провідні платформи: Zapier та IFTTT (If This Then That). Цей вичерпний посібник досліджує, як ці платформи можуть революціонізувати ваші бізнес-процеси, пропонуючи практичні ідеї для різноманітної міжнародної аудиторії.

Нагальна потреба в автоматизації робочих процесів для глобального бізнесу

Сучасний бізнес-ландшафт характеризується взаємопов'язаністю та постійним потоком даних між численними додатками та сервісами. Від систем управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) та платформ для email-маркетингу до інструментів управління проєктами та соціальних мереж, бізнес покладається на складну екосистему програмного забезпечення. Ручне перенесення даних, запуск дій на різних платформах або реагування на події може бути неймовірно трудомістким, схильним до помилок та виснажливим для продуктивності. Саме тут на допомогу приходить автоматизація робочих процесів.

Для компаній, що працюють у різних часових поясах, культурах та правових середовищах, потреба у стандартизованих, ефективних та безпомилкових процесах є ще більш вираженою. Автоматизація робочих процесів забезпечує:

• Підвищення продуктивності: Автоматизація рутинних завдань дозволяє співробітникам зосередитися на більш цінних видах діяльності, що вимагають людської творчості, критичного мислення та міжособистісних навичок.
• Зменшення кількості помилок: Усунення ручного введення даних та міжплатформних завдань значно знижує ризик людської помилки, що призводить до більш точних даних та надійних процесів.
• Економія коштів: Автоматизуючи завдання, компанії можуть зменшити потребу в ручній праці, мінімізувати операційні витрати та покращити розподіл ресурсів.
• Прискорення операцій: Автоматизовані робочі процеси виконують завдання миттєво або за розкладом, прискорюючи критичні бізнес-процеси, такі як взрощування лідів, виконання замовлень та підтримка клієнтів.
• Покращена послідовність: Автоматизовані процеси гарантують, що завдання виконуються однаково кожного разу, що призводить до більшої послідовності в наданні послуг та внутрішніх операціях.
• Покращена точність та потік даних: Безшовна інтеграція між додатками забезпечує точне та в реальному часі передавання даних, надаючи більш повне та актуальне уявлення про бізнес-операції.

Розуміння Zapier: потужний інструмент для автоматизації бізнесу

Zapier — це веб-платформа, яка дозволяє користувачам з'єднувати різні веб-додатки та автоматизувати робочі процеси між ними, не вимагаючи знань програмування. Вона працює за принципом «Zaps» (Запи), які є автоматизованими робочими процесами, що пов'язують два або більше додатків. Зап складається з тригера (подія, що запускає Зап) та однієї або кількох дій (завдань, які Зап виконує у відповідь на тригер).

Ключові особливості та концепції Zapier:

• Інтеграції з додатками: Zapier може похвалитися великою бібліотекою інтеграцій з тисячами популярних веб-додатків у різних категоріях, включаючи CRM, email-маркетинг, управління проєктами, комунікації, хмарні сховища та електронну комерцію. Ця величезна екосистема робить його неймовірно універсальним для різноманітних бізнес-потреб.
• Запи (Zaps): Основна одиниця автоматизації в Zapier. Зап з'єднує подію-тригер одного додатка з подією-дією іншого. Наприклад, можна налаштувати Зап для автоматичного додавання нового підписника з контактної форми вашого сайту до списку email-розсилки та одночасного створення завдання у вашому інструменті управління проєктами.
• Багатокрокові Запи: Окрім простих зв'язків між двома додатками, Zapier дозволяє створювати багатокрокові Запи. Це означає, що один тригер може ініціювати серію дій у кількох додатках, що дозволяє створювати більш складні та витончені робочі процеси.
• Фільтри: Ви можете налаштовувати фільтри в Запах, щоб дія виконувалася тільки за певних умов. Це додає шар умовної логіки до ваших автоматизацій.
• Шляхи (Pathways): Для більш просунутої логіки розгалуження, Zapier Pathways дозволяють створювати Запи, які можуть йти різними шляхами залежно від певних умов, пропонуючи більшу гнучкість у проєктуванні робочих процесів.
• Вебхуки (Webhooks): Zapier підтримує вебхуки, що дозволяє підключатися до додатків, які не мають прямої інтеграції з Zapier, шляхом надсилання або отримання даних через HTTP-запити.
• Форматувальник (Formatter): Вбудований інструмент, який дозволяє маніпулювати даними перед їх відправленням до іншого додатка. Це може включати такі завдання, як форматування дат, зміна регістру тексту або виконання простих обчислень.

Як працює Zapier: практичний приклад

Розглянемо поширений сценарій для міжнародних відділів продажів:

Сценарій: Потенційний клієнт заповнює контактну форму на глобальному сайті вашої компанії. Ви хочете, щоб цей лід був негайно доданий до вашої CRM, сповіщення було надіслано відповідному менеджеру з продажів через Slack, а лід був доданий до певної email-маркетингової кампанії.

Робочий процес у Zapier:

1. Додаток-тригер: Форма на вашому сайті (наприклад, Typeform, Google Forms, власна HTML-форма з використанням вебхука).
2. Подія-тригер: 'Нове заповнення форми'.
3. Додаток для дії 1: Ваша CRM (наприклад, Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
4. Подія для дії 1: 'Створити контакт' або 'Додати ліда'. Зіставте поля форми (Ім'я, Email, Компанія тощо) з відповідними полями CRM.
5. Додаток для дії 2: Slack.
6. Подія для дії 2: 'Надіслати повідомлення в канал'. Налаштуйте повідомлення так, щоб воно містило ім'я та email ліда, та вкажіть канал або користувача для сповіщення (наприклад, канал для регіону продажів, що охоплює країну ліда).
7. Додаток для дії 3: Платформа для email-маркетингу (наприклад, Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
8. Подія для дії 3: 'Додати підписника' або 'Додати контакт'. Зіставте адресу електронної пошти та, можливо, інші відповідні дані зі списком email-розсилки. Ви також можете використовувати фільтр, щоб додати їх до певної вітальної серії листів залежно від країни або продукту, зазначеного у формі.

Цей багатокроковий Зап автоматизує весь процес введення лідів, гарантуючи, що жоден лід не загубиться, незалежно від різниці в часових поясах. Команди продажів отримують миттєві сповіщення, а ліди оперативно взрощуються, що значно покращує час реагування та коефіцієнт конверсії.

Zapier для глобального бізнесу: різноманітні приклади використання

• Електронна комерція: Автоматично синхронізуйте нові замовлення з платформ, таких як Shopify або WooCommerce, з системами управління запасами, бухгалтерським програмним забезпеченням (наприклад, Xero або QuickBooks) та системами тікетів клієнтської підтримки. Запускайте сповіщення про відправлення.
• Контент-маркетинг: Коли новий пост у блозі публікується на WordPress, автоматично діліться ним у соціальних мережах (Twitter, LinkedIn, Facebook) та додавайте його до чернетки email-розсилки.
• Підтримка клієнтів: Коли створюється новий тікет підтримки в Zendesk або Freshdesk, автоматично створюйте відповідне завдання в інструменті управління проєктами, такому як Asana або Trello, для призначеного агента.
• Людські ресурси (HR): Автоматизуйте процес онбордингу, коли інформація про нового співробітника з HR-системи автоматично створює облікові записи в необхідних комунікаційних та продуктивних інструментах і додає їх до відповідних онбординг-чеклістів.
• Фінанси: Інтегруйте додатки для відстеження витрат (наприклад, Expensify) з бухгалтерським програмним забезпеченням для оптимізації фінансової звітності та процесів відшкодування.

Представляємо IFTTT: проста та потужна автоматизація для повсякденних завдань

IFTTT, подібно до Zapier, полегшує автоматизацію шляхом створення «Аплетів» (раніше відомих як рецепти). Його основна філософія зосереджена на простих, але потужних зв'язках між сервісами та пристроями. Хоча історично він був відомий своїми споживчими інтеграціями з IoT (Інтернет речей), IFTTT значно розширив свої можливості для задоволення бізнес-потреб, особливо для невеликих компаній, стартапів та команд, які шукають прості автоматизації.

Ключові особливості та концепції IFTTT:

• Аплети: Фундаментальні будівельні блоки IFTTT. Аплет складається з «This» (тригер) та «That» (дія). Він слідує простій логіці: «Якщо це, тоді те».
• Велика бібліотека сервісів: IFTTT підтримує широкий спектр сервісів, включаючи соціальні мережі, хмарні сховища, комунікаційні інструменти та величезну екосистему пристроїв для розумного будинку та гаджетів IoT.
• Умовна логіка: IFTTT дозволяє використовувати умовну логіку в Аплетах. Наприклад, ви можете налаштувати Аплет так, щоб він спрацьовував лише за наявності певного ключового слова у твіті.
• Проактивні сповіщення: IFTTT можна використовувати для надсилання сповіщень на ваш телефон або електронну пошту на основі різних тригерів, тримаючи вас в курсі важливих подій.
• Інтеграції з пристроями: Значною перевагою IFTTT є його інтеграція з безліччю розумних пристроїв, які можна використовувати для бізнес-операцій унікальними способами.

Як працює IFTTT: бізнес-орієнтований приклад

Розглянемо сценарій управління присутністю в соціальних мережах та комунікацією в команді:

Сценарій: Ви хочете, щоб кожного разу, коли вашу компанію згадують у Twitter, твіт зберігався для подальшого перегляду, а сповіщення надсилалося до певного каналу Slack для маркетингової команди.

Аплет IFTTT:

1. Сервіс-тригер: Twitter.
2. Тригер: 'Нова згадка про вас'. Ви можете вказати точне ім'я користувача вашого Twitter-акаунту.
3. Сервіс для дії: Google Drive (or Dropbox, OneDrive).
4. Дія: 'Додати файл до папки'. Створіть окрему папку для згадок у Twitter. Вміст твіту буде збережено як текстовий файл.
5. Сервіс для дії: Slack.
6. Дія: 'Надіслати сповіщення в канал'. Налаштуйте повідомлення так, щоб воно містило текст твіту, автора та посилання на твіт. Вкажіть канал Slack (e.g., #marketing-social-mentions).

Цей Аплет гарантує, що всі згадки бренду фіксуються, і відповідна команда негайно про це дізнається, що сприяє швидкому реагуванню та управлінню репутацією. Це особливо корисно для команд, що відстежують глобальне сприйняття бренду.

IFTTT для глобального бізнесу: унікальні застосування

• Моніторинг соціальних мереж: Зберігайте всі пости в Instagram з певним хештегом у папку хмарного сховища для маркетингового аналізу або відстеження кампаній.
• Сповіщення для команди: Отримуйте сповіщення на телефон, якщо змінюється статус певного веб-сайту (наприклад, якщо сайт конкурента стає недоступним або критично важливий сервіс переривається).
• Курація контенту: Автоматично зберігайте статті з Pocket або Instapaper, позначені певним ключовим словом, у спільний документ для командного використання.
• Автоматизація розумного офісу: Якщо ваш офіс використовує розумне освітлення або термостати, ви можете створити Аплет для автоматичного вимкнення світла та регулювання термостата, коли останній співробітник залишає офіс (можливо, це спрацьовує за спільним календарем або геолокаційним сервісом).
• Резервне копіювання даних: Автоматично створюйте резервні копії важливих файлів з одного хмарного сервісу в інший для забезпечення надмірності.

Zapier проти IFTTT: вибір правильної платформи для вашого бізнесу

Хоча і Zapier, і IFTTT є потужними інструментами автоматизації, вони задовольняють дещо різні потреби та рівні складності. Розуміння їхніх відмінностей є ключовим для вибору найкращого варіанту для вашої організації.

Характеристика	Zapier	IFTTT
Складність робочих процесів	Підтримує багатокрокові Запи, складне розгалуження (Pathways) та власну логіку. Ідеально підходить для складної автоматизації бізнес-процесів.	Переважно однокрокові тригери та дії з деякою умовною логікою. Краще підходить для простіших, прямих автоматизацій.
Інтеграції з додатками	Величезна бібліотека бізнес-орієнтованих додатків. Більше інтеграцій з програмним забезпеченням корпоративного рівня.	Велика бібліотека з сильним акцентом на споживчі сервіси, пристрої IoT та соціальні мережі.
Структура ціноутворення	Пропонує безкоштовний тариф з обмеженою кількістю Запів та завдань. Платні плани масштабуються залежно від кількості завдань, Запів та функцій. Загалом дорожче при великих обсягах використання.	Пропонує безкоштовний тариф з обмеженою кількістю Аплетів. IFTTT Pro пропонує необмежену кількість Аплетів, швидші оновлення та пріоритетну підтримку, зазвичай за нижчою ціною, ніж Zapier для аналогічного базового функціоналу.
Цільова аудиторія	Від МСБ до великих підприємств, технічно підковані фахівці, маркетингові команди, відділи продажів, операційні менеджери.	Індивідуальні користувачі, малий бізнес, стартапи та команди, які шукають просту автоматизацію та інтеграцію з IoT.
Інтерфейс користувача та простота використання	Інтуїтивно зрозумілий drag-and-drop інтерфейс для створення багатокрокових Запів. Потужний, але може мати крутішу криву навчання для складних налаштувань.	Надзвичайно зручний для користувача, з дуже простою логікою «Якщо це, тоді те». Легко для початківців у вивченні та впровадженні.
Маніпуляція даними	Вбудований інструмент Formatter для маніпуляції даними.	Обмежені вбудовані можливості маніпуляції даними.

Коли обирати Zapier:

• Вам потрібно автоматизувати складні, багатокрокові процеси, що включають кілька додатків.
• Ваші робочі процеси вимагають складної умовної логіки або перетворення даних.
• Ви інтегруєтеся з програмним забезпеченням корпоративного рівня (CRM, ERP тощо).
• Вам потрібні розширені функції, такі як заплановані Запи, фільтри та специфічні інтеграції з додатками.

Коли обирати IFTTT:

• Ваші потреби в автоматизації відносно прості, з'єднуючи два сервіси з прямим тригером та дією.
• Ви шукаєте економічно ефективну автоматизацію для базових завдань.
• Ви хочете використовувати інтеграції з розумними пристроями або споживчими додатками.
• Простота використання та швидке налаштування є вашими головними пріоритетами.

Варто також зазначити, що деякі компанії використовують обидві платформи. IFTTT може обробляти простіші, повсякденні автоматизації та інтеграції з IoT, тоді як Zapier вирішує більш складні, основні завдання автоматизації бізнес-процесів.

Впровадження автоматизації робочих процесів на глобальному рівні: найкращі практики

Успішне впровадження автоматизації робочих процесів у глобальній організації вимагає ретельного планування та врахування різних факторів:

1. Визначте рутинні завдання та вузькі місця

Почніть з картування ваших поточних бізнес-процесів. Визначте завдання, які є ручними, трудомісткими, схильними до помилок або постійно спричиняють затримки. Це головні кандидати на автоматизацію. Спілкуйтеся з командами в різних регіонах, щоб зрозуміти їхні конкретні больові точки та операційні нюанси.

2. Починайте з малого та ітеруйте

Не намагайтеся автоматизувати все одразу. Почніть з однієї або двох високоефективних, відносно простих автоматизацій. Це дозволить вашій команді вивчити платформу, здобути впевненість та продемонструвати цінність автоматизації. Після успіху ви зможете поступово масштабуватися.

3. Пріоритезуйте безпеку та конфіденційність даних

При підключенні різних додатків, особливо тих, що обробляють конфіденційні дані клієнтів або компанії, забезпечте відповідність relevantним нормам захисту даних (наприклад, GDPR, CCPA). І Zapier, і IFTTT пропонують заходи безпеки, але важливо розуміти, як ваші дані передаються та зберігаються. Обирайте інтеграції з надійними, безпечними додатками.

4. Стандартизуйте, де можливо, адаптуйте, де необхідно

Хоча автоматизація сприяє стандартизації, глобальні операції часто вимагають гнучкості. Наприклад, налаштування сповіщень або форматування даних можуть відрізнятися залежно від регіональних стандартів або уподобань команди. Використовуйте функції фільтрації та умовної логіки Zapier та IFTTT для врахування цих варіацій.

5. Навчайте свої команди

Забезпечте належне навчання співробітникам, які будуть використовувати або керувати цими інструментами автоматизації. Надайте їм можливість визначати нові можливості для автоматизації та навіть створювати власні прості робочі процеси. Це сприяє культурі постійного вдосконалення та інновацій.

6. Моніторте та оптимізуйте

Автоматизація — це не рішення «налаштував і забув». Регулярно відстежуйте ваші автоматизовані робочі процеси, щоб переконатися, що вони працюють коректно та ефективно. Шукайте можливості для їх подальшої оптимізації в міру зміни ваших бізнес-потреб.

7. Враховуйте мовні та культурні нюанси

При налаштуванні сповіщень або автоматизованих комунікацій пам'ятайте про мову. Якщо ваші команди або клієнти охоплюють кілька мовних регіонів, подумайте, як будуть сприйматися автоматизовані повідомлення. Хоча Zapier та IFTTT в основному обробляють потік даних, вміст цих потоків має значення. Наприклад, використання нейтральної мови або надання опцій вибору мови в автоматизаціях, орієнтованих на клієнтів, є вкрай важливим.

8. Інтегруйте з існуючими системами

Справжня сила цих платформ полягає в їхній здатності інтегруватися з інструментами, які ви вже використовуєте. Переконайтеся, що додатки, критично важливі для ваших глобальних операцій (наприклад, міжнародні платіжні шлюзи, багатомовні CRM, регіональні інструменти для співпраці), підтримуються Zapier або IFTTT, або можуть бути підключені через вебхуки.

Майбутнє автоматизації робочих процесів

Автоматизація робочих процесів більше не є футуристичною концепцією; це нагальна потреба для бізнесу, що прагне до гнучкості та конкурентоспроможності. Платформи, такі як Zapier та IFTTT, постійно розвиваються, додаючи більше інтеграцій та розширюючи свої можливості. Оскільки штучний інтелект та машинне навчання все більше інтегруються в бізнес-процеси, ми можемо очікувати ще більш складних можливостей автоматизації, що виходять за рамки простих правил «тригер-дія» до більш інтелектуальних, адаптивних робочих процесів.

Для глобальних компаній оволодіння цими інструментами означає створення більш стійких, ефективних та масштабованих операцій. Стратегічно впроваджуючи автоматизацію робочих процесів, організації можуть впевненіше долати складнощі міжнародних ринків, звільняючи свій найцінніший актив — своїх людей — для стимулювання інновацій та зростання.

Висновок

Zapier та IFTTT пропонують доступні, але потужні рішення для компаній, які прагнуть автоматизувати рутинні завдання та оптимізувати операції. Незалежно від того, чи є ви невеликим стартапом чи зростаючим підприємством, використання цих платформ може принести значні переваги у продуктивності, ефективності та точності. Розуміючи їхні унікальні сильні сторони та застосовуючи найкращі практики впровадження, глобальні організації можуть використовувати потужність автоматизації робочих процесів для досягнення своїх стратегічних цілей та процвітання у все більш взаємопов'язаному світі.

Готові трансформувати свої бізнес-процеси? Почніть досліджувати Zapier та IFTTT вже сьогодні та відкрийте для себе безмежні можливості автоматизації.